„Just-in-time” to model edukacji, dzięki któremu szkolisz pracowników tylko wtedy, gdy tego właśnie potrzebujesz

Początkowo model „just-in-time” wykorzystywany był tylko w procesie planowania produkcji, dopiero później przejęli go trenerzy w firmach i zaczęli szkolić pracowników wedle tego modelu.  „Just-in-time” to rodzaj szkoleń online, które moglibyśmy przetłumaczyć jako „nauka na żądanie”. Jak sama nazwa wskazuje, takie podejście daje pracownikom dostęp do właściwych informacji i wiedzy wtedy, gdy jest mu potrzebna.

Zbyt dużo teorii? Wolisz przykłady wykorzystania koncepcji „just-in-time” w praktyce? Być może Twoja firma, tak samo jak wiele innych firm, nieświadomie wykorzystuje już tę metodę. Może to być np. baza danych z opisem technicznym produktu, z której korzysta sprzedawca w sklepie w chwili, kiedy jego klient jest tym produktem zainteresowany. Albo zestaw filmów szkoleniowych online, w których pracownicy mogą znaleźć wskazówki dot. rozwiązania problemu, z którym się właśnie borykają. 

Jakie korzyści daje wykorzystanie koncepcji „just-in-time” do szkoleń w Twojej firmie

Dlaczego „just-in-time” learning powinien Cię w ogóle interesować? I dlaczego warto tę metodę włączyć do strategii L&D w Twojej firmie? Istnieje kilka ważnych powodów:

• Nie przytłaczasz pracowników nadmiarem informacji. W ramach szkoleń „just-in-time” pracownicy nie obciążają swojej pamięci i swojej  wydajności zbędnymi informacjami. Zamiast tego szukają tylko tych informacji, których w danej chwili naprawdę potrzebują i są dla nich przydatne. Czy każdy użytkownik wewnętrznego systemu informatycznego musi odbyć wszystkie te szkolenia wdrożeniowe? Czy nie lepiej by było udostępnić im krótki przewodnik i pozwolić wyszukać rozwiązania problemu w chwili, kiedy naprawdę będą tego potrzebować?
  
• Szybki dostęp do informacji. „Just-in-time” to specyficzna forma szkolenia online. Jeśli zapewnisz pracownikom narzędzia, dzięki którym będą mieli natychmiastowy dostęp do szkoleń, sami będą mogli dotrzeć do interesującej ich informacji czy wiedzy.
  
• Oszczędzasz czas pracowników i trenerów. Klasyczne szkolenia mają na celu przygotować pracowników na różne potencjalne sytuacje. Dlatego zakres tematyczny takich szkoleń musi być obszerny, tym samym szkolenia te zajmują sporo czasu. W myśl koncepcji „just-in-time” szkolenia skupiają się na konkretnych sytuacjach. Dzięki temu szkolenie jest bardziej efektywne czasowo (zwłaszcza dla pracowników).
  
• Eliminujesz błędy i ujednolicasz procedury. Tradycyjne szkolenie w formie teoretycznego przygotowania stwarza przestrzeń do ew. błędów. Zaś metoda „just-in-time” daje pracownikom aktualne i dokładne informacje, tym samym maleje ryzyko popełnienia błędu. 
  
• Bardziej zadowoleni i zaangażowani pracownicy. Nikt nie chce się uczyć procedur, których później nie wykorzysta. Jeśli do codziennej pracy pracowników z sukcesem włączysz metodę „just-in-time” ich szkolenia będą bardziej efektywne. Pracownicy zaś będą chętniej angażować się we własny rozwój. Wyszukane informacje od razu wykorzystają w praktyce, dzięki czemu utrwalą sobie nowe umiejętności i nabytą wiedzę.  

Jak wdrożyć zasady uczenia się „just-in-time” w swojej firmie, aby miały realny pozytywny wpływ

W zależności od struktury i sposobu działania Twojej firmy koncepcja „just-in-time“ może być odpowiednim dopełnieniem Twojej strategii Learning & Development. Jak zatem można filozofię „just-in-time“ efektywnie wdrożyć do szkoleń pracowników? 

1. Dowiedz się, dla których pracowników i na jakich stanowiskach koncepcja szkoleń „just-in-time“ może być przydatna.  Którzy pracownicy najczęściej znajdują się sytuacjach, w których aktualne i konkretne informacje bardzo by im się przydały. Rozmawiaj z nimi, sprawdź jak pracują i zdecyduj, dla których stanowisk koncepcja „just-in-time” może być najbardziej użyteczna. Na przykład pracownicy administracyjni mogą mieć dostęp do instrukcji opisujących poszczególne funkcje oprogramowania biurowego. Z kolei menedżerowie mogliby skorzystać na szkoleniu, jak skutecznie udzielać informacji zwrotnej podwładnym.
   
2. Ustal, jaką formę będzie miał „just-in-time” learning. W jaki sposób zapewnić pracownikom dostęp do informacji? Czy faktycznie będą one dostępne od razu? Jak będą informacje skategoryzowane oraz jak zapewnić, aby pracownicy mogli szybko znaleźć to, czego potrzebują?
   
3. Zbuduj swoją bazę wiedzy. Innymi słowy dostarczaj treści, z których pracownicy będą czerpać. Ta baza wiedzy może być predefiniowana i stworzona przez kogoś innego, jak np. folder zewnętrzny z kursami wideo online. Drugą opcją, która wymaga więcej czasu i pieniędzy, jest stworzenie wewnętrznej bazy danych (wewnętrzne instrukcje lub opisy produktów) lub wprowadzenie systemu „znajomi pod telefonem”. Są to na przykład eksperci w firmie, którzy będą do dyspozycji pracowników w przypadku konkretnych pytań.
   
4. Na bieżąco oceniaj wyniki. Po wdrożeniu koncepcji „just-in-time” learningu monitorujesz sytuację oraz oceniasz sukces. W idealnej sytuacji należałoby mieć informacje o tym, jak często pracownicy wyszukują informacje oraz z jakim powodzeniem. Upewnij się, czy wszyscy rzeczywiście posiadają dostęp do tego, czego potrzebują oraz czy platforma, za pośrednictwem której wdrożyłeś zasady „just-in-time” odpowiada im z praktycznego punktu widzenia.